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scrum — No Comments
02
Mar 09

Penalidades por atraso nas reuniões de Daily Scrum

Os maiores problemas quando falamos sobre as reuniões de Daily Scrum são assiduidade e pontualidade. Brasileiro, em geral, tem um problema incrível quando falamos em horários. É muito raro chegar à uma empresa e ter uma reunião marcada começando e terminando no horário certo. Na realidade, até retiro o que eu disse. Não só Brasileiro, mas em qualquer país é difícil conseguir fazer as coisas acontecerem no horário certo (ok, em alguns mais difícieis, em alguns menos…) – Mas em geral, o ser humano tem um “coeficiente” de procrastinação altíssimo…

Vendo este cenário, já rolaram na lista Scrum Development, do Yahoo! Groups, inúmeras discussões a respeito do tópico. O que fazer para garantir a realização das cerimônias no horário certo? Quais penalidades aplicar aos atrasados/ausentes?

O James Brett, do site ScrumMaster.com.au, escreveu um artigo bem interessante sobre essas penalidades para os atrasados – que traduzo aqui pois acredito que será de grande ajuda, pois pelo menos a mim o artigo ajudou bastante. Vamos lá:

Penalidades de atraso nas daily Scrums

Um componente chave do processo do Scrum é a reunião diária, o Daily Scrum. Esta reunião deve acontecer no mesmo local/horário todos os dias, de preferência próximo ao espaço onde o time trabalha, onde o taskboard do time fica. Cada membro do time responder à três perguntas nesta cerimônia:

  • O que você fez desde a última reunião?
  • O que você vai fazer até a próxima reunião?
  • Você tem algum impedimento?

O daily scrum permite que o time entenda o que cada membro está fazendo, e é essencial para o trabalho em equipe necessário para a entrega da Sprint. Eu já experienciei também um time que quis adicionar uma quarta questão à lista das três acimas, que era “Qual a sua confiança (nota de 1 a 10) de que o time irá entregar o objetivo da Sprint?”. Isso ajuda o ScrumMaster à identificar problemas escondidos no time.

Da mesma forma, é usual que o time escolha as penalidades por atraso para os membros que, ou chegaram atrasados na daily scrum, ou não compareceram à reunião. É essencial que o time decida a sua própria penalidade, e quais “desculpas” são aceitáveis para chegar atrasado (se houver). Um dos meus times passou por este processo recentemente, e como um time chegou a um acordo: qualquer um dos atrasados iria suprir o restante do time com Donuts no próximo dia, como uma forma de “punição”. Aí, um dos membros do time protestou: “eu não vou entrar nessa! E se eu ficar preso por causa de uma solicitação do suporte?”. Então o time debateu mais um pouco, e definiu o que era e o que não era admissível como desculpas por atrasos. Depois disso, todos concordaram que a penalidade deveria ser trazer donuts. Um acordo com 100% de adesão foi feito entre o time.

O ponto importante para lembrar é que o time é que deve chegar à penalidade, e que TODOS no time devem se comprometer com antecedência à obedecer às regras do time e pagar as penalidades por chegar atrasado. Pessoas de fora do time não devem forçar penalidades ou condições no time, pois dessa forma o time não terá mais o compromisso, um princípio-chave em tudo que é relacionado ao Scrum.

Para finalizar, eu estava interessado em ouvir quais penalidades haviam sido implementadas no mundo afora, apenas por diversão. Eu coloquei esta questão no user-group de Scrum do Yahoo! Grupos, e recebi diversas respostas, que combinei com as que eu presenciei e compilei a lista abaixo.

Várias penalidades por atraso

  • Cantar uma música de preferência do time (Noite feliz, My Way, Balão mágico, etc)
  • Donuts
  • Usar orelhas de coelho cor de rosa e brilhantes por 20 minutos
  • Usar um cartão “Eu me atrasei” por algumas horas
  • Pagar uma penalidade de R$ 2,00. Colocar numa caixa selada, e depois de alguns meses, ao abrir a caixa, o ScrumMaster dobra a quantia e o time gasta em conjunto. Se estiver vazia, o Scrum Master parabeniza o time, colocar R$ 100,00 na caixa, e o time decide como gastar a grana: sorvete, pizzas, ingressos para festas, cerveja, uma nova máquina de café, etc.
  • Encher o refrigerador do time com caixas de sorvete
  • Fazer a daily Scrum em um escritório vazio, e trancar a porta no horário combinado para início. A penalidade de perder a Daily Scrum e se sentir de fora do time é tão grande que as pessoas param de se atrasar.
  • Humilhação pública sem pena, com muita risada 🙂
  • “Nossos desenvolvedores são muito anti-sociais, comparados ao restante da empresa. Então, quando eles se atrasam, nos forçamos que eles andem por aí e colham relatos de experiência ou melhoria com nossos usuários. Isso só aconteceu uma vez, desde então ninguém nunca mais se atrasou!“

Um grande obrigado a todos que responderam a thread original no Yahoo Groups!

Brincadeiras à parte, vale à pena dar uma olhada nas penalidades, e usar esse artigo como um “guideline” sobre como ter sucesso nas suas Daily Scrums.

Boa sorte!

Para o artigo original, em inglês, clique aqui.

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22
Feb 09

Daily Scrum Meetings – você sabe mesmo fazer?

O Daniel Wildt, do grupo de metodologias ágeis do Rio Grande do Sul, publicou no blog um artigo com um vídeo um pouco antigo, mas bem legal, onde vários CSTs (incluindo o Boris Gloger) simulam uma Daily Scrum ruim, fazendo um teatrinho. Confiram o vídeo abaixo (bem divertido, por sinal), e o post no blog do XP-RS aqui.

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30
Jan 09

Melhore suas reuniões diárias: levante suas mãos!

Ultimamente, alguns membros dos times com os quais eu trabalho começaram a questionar e até a reclamar um pouco sobre a efetividade das nossas reuniões de Daily Scrum. Eu também estava compartilhando deste sentimento, principalmente porque algumas vezes a reunião de Daily Scrum parecia mais uma reunião de status, onde os membros do time informavam a mim (ScrumMaster) do progresso do projeto.

Hoje, estou atuando como ScrumMaster em três times, sendo o menor de 3 pessoas e o maior de 4. Ou seja, os times não são grandes, e felizmente todos os membros dos times sentam juntos, e no mesmo ambiente – o que ajuda o pessoal a se comunicar, sem paredes nem distâncias a serem percorridas – basta virar sua cadeira para trás ou para o lado e falar com os demais membros.

Quando recebi a reclamação e os comentários, concordei de imediato, pois eu também compartilhava deste sentimento. Até então, as nossas reuniões de Daily Scrum eram realizadas da seguinte forma: Stand-up Meeting, diariamente mais ou menos no mesmo horário, na área do time, timebox de 15 minutos, onde cada membro do time respondia às três perguntas padrões (O que fiz desde a última reunião, O que farei até a próxima, Quais dificuldades estou enfrentando), utilizando a técnica do Talking Stick para controlar quem tinha a palavra.

Então começei a me perguntar sobre como ou o que eu poderia fazer para ajudar o time a tornar as reuniões diárias mais efetivas e úteis para o time. Tendo sempre em mente que o Scrum é feito para o time, e que o foco da daily scrum é justamente fazer o time conversar sobre seu progresso e seus problemas, além de ser um loop de feedback do time para o próprio time, saí à procura de soluções e sugestões.

Um artigo que me chamou bastante atenção, e que terminei encontrando nas minhas andanças pelo Google Reader, foi este artigo do Kevin E. Schalab. Neste artigo, Kevin comenta justamente sobre uma discussão que aconteceu num dos grupos do LinkedIn, que tinha como tópico a seguinte pergunta: “O quanto de discussão paralela (ou seja, fora do escopo das três perguntas do Daily) posso permitir acontecer numa reunião diária?”

Não vou traduzir o artigo desta vez, mas ao invés vou destacar os pontos que considero mais importantes:

  • “Telling people to stop talking after answering the 3 questions is going to turn the meeting into a status meeting” – ou seja, “Pedir para que as pessoas parem de falar depois de responder às três perguntas vai transformar sua reunião em uma reunião de status” – era isso que muitas vezes acontecia nas nossas Daily Scrum. Quando um membro do time começava uma discussão técnica (normalmente após a última pergunta), eu normalmente interrompia o mesmo e pedia para que ele conversasse com os demais membros do time após o término da Daily Scrum. O que acontecia? Raramente isso acontecia. O timing era perdido…
  • “No meu grupo, as pessoas também aproveitavam a Daily Meeting para contar sobre lições aprendidas do dia anterior ou de experiências anteriores – eu fiz algo de errado e aqui está o que você deve fazer para não repetir meu erro” – exatamente com o objetivo de promover o loop contínuo de feedback entre os membros do time!
  • “Parking lot: Discussões tangentes ou questões fora do escopo das três perguntas que durassem pouco mais de alguns segundos para serem finalizadas eram interrompidas pelo Scrum Master e escritas como itens de parking lot. Após o término da reunião, este Parking Lot era rapidamente priorizado pelo time, por ordem de urgência, e rapidamente resolvidos depois da daily Scrum.” – esta era a forma como eu vinha atuando, mas ainda não era o insight que eu estava à procura.
  • “Hand-raising (levantando as maõs): Aqui, a regra é simples. As pessoas dizem o que precisa ser dito na reunião de stand-up, sem se limitar ao escopo das três perguntas (mas ainda assim respondendo as mesmas). Se uma pessoa da equipe perceber ou achar que a discussão atual não está trazendo benefícios, a mesma levanta a sua mão. Quando a maioria das pessoas tiver com a mão levantada, a minoria que ainda está discutindo sobre o tópico irá deixar a discussão para depois, e vai voltar às 3 perguntas do daily scrum. Ao mesmo tempo, se eu sou a única pessoa com a mão levantada, eu rapidamente baixo a mesma, pois assim percebo que o time vê importância na discussão daquele tópico, e a maneira mais eficiente de se tratar daquele tópico é neste momento.” – bingo, está aí o insight que eu procurava! Uma forma de manter as conversas inoportunas fora da reunião, e transformar a mesma num encontro de feedback do time.

Após ler este artigo, apresentei o mesmo aos meus times, mas particularmente ao que estava reclamando mais da ineficiência dos encontros. O sucesso da adoção da prática foi instantâneo – todos ficaram satisfeitos, e o aproveitamento das reuniões de daily ficaram muito, mas muito melhores. Além disso, essa técnica de levantar as mãos cria também um sistema de pressão que torna as pessoas conscientes de que, se elas começarem a perder o foco, mãos serão levantadas.