Melhore suas reuniões diárias: levante suas mãos!

Ultimamente, alguns membros dos times com os quais eu trabalho começaram a questionar e até a reclamar um pouco sobre a efetividade das nossas reuniões de Daily Scrum. Eu também estava compartilhando deste sentimento, principalmente porque algumas vezes a reunião de Daily Scrum parecia mais uma reunião de status, onde os membros do time informavam a mim (ScrumMaster) do progresso do projeto.

Hoje, estou atuando como ScrumMaster em três times, sendo o menor de 3 pessoas e o maior de 4. Ou seja, os times não são grandes, e felizmente todos os membros dos times sentam juntos, e no mesmo ambiente – o que ajuda o pessoal a se comunicar, sem paredes nem distâncias a serem percorridas – basta virar sua cadeira para trás ou para o lado e falar com os demais membros.

Quando recebi a reclamação e os comentários, concordei de imediato, pois eu também compartilhava deste sentimento. Até então, as nossas reuniões de Daily Scrum eram realizadas da seguinte forma: Stand-up Meeting, diariamente mais ou menos no mesmo horário, na área do time, timebox de 15 minutos, onde cada membro do time respondia às três perguntas padrões (O que fiz desde a última reunião, O que farei até a próxima, Quais dificuldades estou enfrentando), utilizando a técnica do Talking Stick para controlar quem tinha a palavra.

Então começei a me perguntar sobre como ou o que eu poderia fazer para ajudar o time a tornar as reuniões diárias mais efetivas e úteis para o time. Tendo sempre em mente que o Scrum é feito para o time, e que o foco da daily scrum é justamente fazer o time conversar sobre seu progresso e seus problemas, além de ser um loop de feedback do time para o próprio time, saí à procura de soluções e sugestões.

Um artigo que me chamou bastante atenção, e que terminei encontrando nas minhas andanças pelo Google Reader, foi este artigo do Kevin E. Schalab. Neste artigo, Kevin comenta justamente sobre uma discussão que aconteceu num dos grupos do LinkedIn, que tinha como tópico a seguinte pergunta: “O quanto de discussão paralela (ou seja, fora do escopo das três perguntas do Daily) posso permitir acontecer numa reunião diária?

Não vou traduzir o artigo desta vez, mas ao invés vou destacar os pontos que considero mais importantes:

  • Telling people to stop talking after answering the 3 questions is going to turn the meeting into a status meeting” – ou seja, “Pedir para que as pessoas parem de falar depois de responder às três perguntas vai transformar sua reunião em uma reunião de status” – era isso que muitas vezes acontecia nas nossas Daily Scrum. Quando um membro do time começava uma discussão técnica (normalmente após a última pergunta), eu normalmente interrompia o mesmo e pedia para que ele conversasse com os demais membros do time após o término da Daily Scrum. O que acontecia? Raramente isso acontecia. O timing era perdido…
  • No meu grupo, as pessoas também aproveitavam a Daily Meeting para contar sobre lições aprendidas do dia anterior ou de experiências anteriores – eu fiz algo de errado e aqui está o que você deve fazer para não repetir meu erro” – exatamente com o objetivo de promover o loop contínuo de feedback entre os membros do time!
  • Parking lot: Discussões tangentes ou questões fora do escopo das três perguntas que durassem pouco mais de alguns segundos para serem finalizadas eram interrompidas pelo Scrum Master e escritas como itens de parking lot. Após o término da reunião, este Parking Lot era rapidamente priorizado pelo time, por ordem de urgência, e rapidamente resolvidos depois da daily Scrum.” – esta era a forma como eu vinha atuando, mas ainda não era o insight que eu estava à procura.
  • Hand-raising (levantando as maõs): Aqui, a regra é simples. As pessoas dizem o que precisa ser dito na reunião de stand-up, sem se limitar ao escopo das três perguntas (mas ainda assim respondendo as mesmas). Se uma pessoa da equipe perceber ou achar que a discussão atual não está trazendo benefícios, a mesma levanta a sua mão. Quando a maioria das pessoas tiver com a mão levantada, a minoria que ainda está discutindo sobre o tópico irá deixar a discussão para depois, e vai voltar às 3 perguntas do daily scrum. Ao mesmo tempo, se eu sou a única pessoa com a mão levantada, eu rapidamente baixo a mesma, pois assim percebo que o time vê importância na discussão daquele tópico, e a maneira mais eficiente de se tratar daquele tópico é neste momento.” – bingo, está aí o insight que eu procurava! Uma forma de manter as conversas inoportunas fora da reunião, e transformar a mesma num encontro de feedback do time.

Após ler este artigo, apresentei o mesmo aos meus times, mas particularmente ao que estava reclamando mais da ineficiência dos encontros. O sucesso da adoção da prática foi instantâneo – todos ficaram satisfeitos, e o aproveitamento das reuniões de daily ficaram muito, mas muito melhores. Além disso, essa técnica de levantar as mãos cria também um sistema de pressão que torna as pessoas conscientes de que, se elas começarem a perder o foco, mãos serão levantadas.

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1 comment

  1. Ótimo post!

    Realmente devemos adaptar os times aos objetivos dos daily scrum, e é claro que nunca fugir do foco que é a produtividade.
    Gostei da dica, trabalho com o framework e também fazemos esse tipo de interação que funciona para times grandes ou pequenos.

    Um abraço e até o próximo post!

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